Vous avez trouvé l’espace de bureau idéal. Votre équipe est à bord et prête pour le voyage à venir. Puis le jour du déménagement arrive, et avec lui, les problèmes de déménagement.
Les cartons et les corps sont partout.
Les gens sont encore en train d’emballer, et vous êtes à court de fournitures.
Personne ne sait où vont les choses, ni comment le nouveau bureau doit être aménagé.
Et que cela vous plaise ou non, vous êtes en plein milieu de tout cela.
Prêt pour la bonne nouvelle ?
Nous partageons avec vous une expertise qui peut vous aider à éviter ce sort.
Les plus gros problèmes de déménagement de bureaux
Même les plus gros problèmes de déménagement, ceux qui mènent au chaos total et à des dépenses supplémentaires, peuvent être évités grâce à une bonne planification et à des conseils professionnels. L’expérience nous a montré que ce sont les principaux problèmes auxquels votre bureau est susceptible d’être confronté. Voyons donc comment vous pouvez les éviter.
La précipitation
Lorsque vous travaillez dans un bureau occupé, faire les choses rapidement est la norme. Mais il y a une différence entre la rapidité et la précipitation. La précipitation est le résultat de la prise en charge de trop de choses à la fois. Dans le cas d’un déménagement, cela signifie qu’on laisse trop de choses à la dernière minute. Comme pour la plupart des projets, votre capacité à agir rapidement et à produire un bon résultat nécessite une planification réfléchie. Sinon, vous risquez de commettre des erreurs coûteuses.
Ce que vous risquez lorsque vous vous précipitez
Un service fiable :
Trouver le bon déménageur pour votre travail peut impliquer un processus d’appel d’offres détaillé, ou une évaluation plus simple. Dans les deux cas, donnez-vous le temps de comparer au moins deux ou trois entreprises de déménagement en fonction du coût, de l’expérience et des références. Sinon, vous risquez de choisir des déménageurs peu scrupuleux, avec des conséquences néfastes.
Le temps :
Dans la hâte de déménager, on se concentre inévitablement sur l’emballage du contenu de son bureau, en négligeant les nécessités logistiques. Négliger de réserver l’ascenseur ou d’accéder à l’entrée de service peut retarder tout le processus de déménagement.
Perte :
Si vous emballez encore le bureau à la dernière minute, il est plus probable que les choses soient égarées. Vous finirez par transporter plus de choses que nécessaire dans le nouveau bureau parce que vous n’aurez pas eu le temps de faire le tri, ou vous laisserez des choses importantes derrière vous. Un emballage désorganisé rend le déballage et l’installation dans le nouveau bureau inutilement longs et confus, dans le meilleur des cas. Au pire, des articles coûteux mal emballés peuvent être perdus ou cassés.
Chacun de ces problèmes de déménagement peut mettre en péril votre calendrier, ce qui entraîne des coûts pour votre entreprise – que vous soyez dans l’incapacité d’honorer des commandes ou de réserver des clients en raison d’un temps d’arrêt inattendu, ou que vous deviez payer des camions de déménagement supplémentaires et des frais d’entreposage.
Voici ce que vous pouvez faire pour prendre de l’avance :
- Organisez des réunions régulières avec tous les services concernés par le déménagement.
- Responsabilisez votre personnel en lui confiant des tâches spécifiques et en fixant des étapes importantes.
- Emballez et étiquetez les boîtes à l’avance
- Établissez un plan du nouveau bureau et fournissez-en une copie à vos déménageurs.
- Effectuez à l’avance une visite avec vos déménageurs dans les locaux actuels et nouveaux.
- Faites en sorte qu’un représentant de l’entreprise soit présent sur les deux sites le jour du déménagement, avant l’arrivée des déménageurs. Identifiez clairement cette personne comme le principal point de contact pour les déménageurs, les entrepreneurs et le personnel.
- S’il s’agit de votre premier déménagement de bureau, ou si vous gérez un déménagement de grande envergure, engagez un gestionnaire de déménagement pour aider votre équipe interne. Les spécialistes du déménagement de bureaux comme Office Move Pro peuvent vous aider à préparer un plan complet de gestion du déménagement pour anticiper les obstacles et maintenir votre déménagement sur la bonne voie.
Complications informatiques
Les complications liées au déménagement d’ordinateurs, de serveurs et d’autres équipements informatiques sont courants, mais évitables.
La meilleure façon de prévenir les interruptions de vos activités quotidiennes dues aux dommages causés par le transport et à une mauvaise configuration des systèmes informatiques est simple : Sauvegardez vos données et faites appel à des déménageurs professionnels spécialisés dans les déménagements informatiques et de bureaux.
Non seulement les déménageurs de bureau professionnels transporteront votre équipement en toute sécurité, mais ils pourront le déconnecter, l’emballer et le réinstaller. Sans inquiétude.
Blessures
Le meilleur moyen d’éviter ce problème de déménagement trop fréquent est de donner la priorité à la sécurité. Organisez une réunion avant tout changement dans votre bureau, afin d’informer le personnel des procédures de l’entreprise. Répondez aux questions et définissez les attentes en matière de sécurité.
Faites une démonstration sur la façon de soulever et de déplacer correctement les objets. Cela est particulièrement utile pour les personnes dont le travail n’implique normalement pas de telles tâches physiques. Veillez à ce que les outils appropriés, tels que les escabeaux, les gants avec poignées, les lunettes de sécurité et les casques de protection, soient disponibles si nécessaire.
Pour éviter les risques de trébuchement, désignez des zones spécifiques pour les déchets, les dons et les articles prêts à être déplacés afin que les boîtes et les sacs ne soient pas éparpillés dans les couloirs ou ne bloquent pas les portes.
