Vous organisez un déménagement d’entreprise ou vous souhaitez simplement agrandir votre espace de travail ? En fait, déménager votre entreprise est un processus complexe qui nécessite du temps, de l’organisation et une expertise en matière de transfert de bureaux. Cela ne s’improvise pas, c’est un processus qui doit être correctement planifié. Il n’est pas rare que les chefs d’entreprise se sentent dépassés par l’ampleur de leur travail qu’ils décident de faire appel à un professionnel. En effet, lors d’un déménagement de bureaux, il est important pour toute entreprise d’éviter autant que possible la suspension temporaire des activités liées. Voici quelques conseils pour vous aider à transférer votre entreprise et les points les plus importants à ne pas ignorer.

Déménagement de bureaux : comment ça marche ?

Lorsque vous déménagez vos locaux, vous devez transporter certains appareils et machines. Un objet fragile qui représente l’ensemble du patrimoine de votre entreprise. Les travaux ne doivent pas être interrompus par l’intervention de l’entreprise de transport en dehors des heures de travail.

Cela nécessite une équipe spécifiquement formée, comme celle sur le site https://www.organidem.fr et qui dispose des outils et camions nécessaires pour ce type d’intervention. Ce processus est similaire à un déménagement traditionnel, mais inclut des composants d’outils bureautiques et des contraintes de temps des employés.

Généralement, les entreprises spécialisées dans ce domaine interviennent souvent la nuit, le week-end et les jours fériés pour ne pas impacter la productivité des équipes. Selon vos besoins, l’aménagement et le démontage du bureau, le branchement informatique, etc sont inclus dans votre forfait déménagement.

Transfert de bureaux : par où commencer ?

Fixez une date pour votre transfert de bureaux

La première étape consiste à convenir avec le propriétaire ou le gestionnaire du meilleur moment pour déménager votre bureau. Les entreprises utilisent généralement les week-ends et les vacances pour déménager afin d’assurer la continuité des opérations. La fin de l’exercice et la période estivale, par exemple, sont mieux considérées, car moins chargées et moins actives.

Identifiez le relais interne

Pour organiser un transfert de bureaux, il est important de faire confiance à ses équipes et de désigner un ou plusieurs managers qui coordonnent toutes les opérations qui seront responsables de la répartition du travail en interne. Ce sont ces managers qui décident où placer les différentes positions sur la carte avant le transfert effectif. Pour ce faire, désignez un employé dans chaque service qui sera responsable de la gestion des biens et des effets personnels ainsi que de la transmission des informations aux employés. Une fois un nouveau bureau sélectionné, le gestionnaire gérera également l’inventaire. Il est ainsi plus facile de s’assurer que tout est acheminé vers le bon service.

Communiquez en interne

Bien entendu, le service des ressources humaines est impliqué dans l’ensemble du projet, de la planification à la planification, et contrôle la communication ainsi que la transmission précise des informations.

Les professionnels vous accompagneront également dans votre démarche de changement à travers des processus et des informations (par exemple, en bénéficiant d’une aide à la relocalisation). N’oubliez pas que tous les collaborateurs sont non seulement vos premiers ambassadeurs, mais aussi votre fonds de roulement, vous devez donc les inclure le plus tôt possible dans ce changement important.

Résiliez vos contrats

Renseignez-vous sur le transfert de divers contrats, y compris légaux, ainsi que sur l’eau, l’électricité, les lignes téléphoniques, les divers câbles électroniques, et sur la connexion de votre lieu de travail au réseau Internet, pour que tout fonctionne correctement dès le premier jour. L’équipe des services informatiques sera chargée d’accompagner cette startup à succès pour prendre un meilleur contrôle et commencer à configurer l’ensemble du réseau informatique de l’entreprise dans les plus brefs délais. Cette opération peut également être partiellement ou totalement sous-traitée à une société externe spécialisée.